Inga fler möten

Hur långt tid sätter du av för ett normalt möte?
Hur ofta har ni interna möten?
Hur ofta hanterar ni ett problem genom att sätta upp ett möte?
Hur många är ni i snitt som deltar i möten på ert företag?

Ni som läst mitt tidigare inlägg om fria arbetstider har kanske förstått att vi på Invise är intresserade av att tänka utanför traditionella ramar för hur företag drivs och att våga testa nya vägar för att skapa framgång.

Här tänkte jag dela med mig av ett område där jag som entreprenör ändrat inställning totalt de senaste åren. Möten. För ca två år sedan intervjuade jag en person som spontansökt jobb hos oss och som verkade intressant. Han jobbade nämligen på en av våra närmsta konkurrenter och ville lämna det företaget men stanna i branschen. Det blev aldrig någon anställning men han frågade en sak som fick mig intresserad, nämligen hur mycket möten vi har internt. Spontant svarade jag ”väldigt få”.

Det intressanta var hans var: ”bra, jag vill verkligen inte jobba på ett företag där jag sitter i möten hela dagarna utan att få något riktigt arbete gjort”. Detta var en enligt honom en bidragande orsak till att han sökte efter nytt arbete. Efter vår intervju slog det mig att detta beteende har jag sett tidigare och även med varit med och skapat. Företag där man tar interna möten i tid och otid.

Boven

Många företag vill ha en öppen och engagerad miljö där alla är med och bidrar. Jag håller med om detta, att alla får vara en del av helheten är viktigt. Men att utföra sina primära arbetsuppgifter med bravur är ännu viktigare.

En gemensam och engagerad kultur skapas inte av att alla alltid är med på möten, det skapas enligt mig av att alla är med och kommer med idéer och att man har en miljö där detta välkomnas. Det skapas också av frihet att lösa saker hur man vill.

Inga fler möten?

Så för att återknyta till min första fråga: hur lång tid sätter du av för ett normalt möte? Ofta är det 1 timme. Alltså 12,5% av dagen i ett enda möte. Dessutom brukar ett möte ofta leda till uppföljningsmöten. Jag är övertygad om att många av alla 1 timmes möten kan kortas ned. Rejält. Jag tror faktiskt att ofta räcker det med så lite som 10-15 minuter för att få det som behövs gjort.

Att bygga in ett beteende, där man så fort något eller någon kör fast eller ett problem uppstår, tar ett möte skapar ett ”krisbeteende” som förstör produktiviteten. Efter ett tag kan jag lova att organisationen har blivit expert på att hitta anledningar till möten som stör alla. Tänk också på att om ni är fyra personer som deltar i ett internt möte så är det totalt 4 timmar av företagets tid som går åt till det mötet.

Försök istället att lösa problem direkt när och där de uppstår och se till att så få som bara möjligt deltar. Lös utmaningen och gå vidare.

Flow, möten & momentum

Tänk efter när du får mycket gjort. När du har fullt fokus och arbetet flyger fram. Det finns mönster som återkommer när du är mer eller mindre produktiv. De flesta är produktiva när de vet att inget kommer avbryta deras arbete. När man själv vet vad arbetsuppgiften är och att man kan ägna fullt fokus åt uppgiften tills den är klar eller till det att man väljer att ta en paus. Inte för att någon säger det utan för att man behöver det.

Det är helt enkelt så att bra flow kräver att man kan jobba fokuserat under en längre stund. Det är inte en ”av” eller ”på” knapp. Skapa inte en arbetsmiljö där ni stör detta flow och momentum med onödiga möten, skapa istället en arbetsplats där ni får så mycket värdefullt arbete som möjligt utfört!