Därför är use cases nyckeln till lyckade systemintegrationer

Genomtänkta use cases, eller användningsfall på svenska, kan hjälpa dig spara tid, pengar, och undvika obehagliga överraskningar. Men vad är det, och hur gör du? I det här blogginlägget går vi igenom grunderna och ger dig verktygen för att komma igång.

Vi får ofta frågan om vi kan hjälpa till att koppla ihop, eller integrera som det kallas, olika typer av system. Och det kan vi! Ofta handlar det om att få CRM-system – som exempelvis HubSpot – att prata med andra system. Men för att göra integrationen så snabb, smidig och effektiv som möjligt är det bra om man innan man börjar har helt klart för sig vad det är man vill att integrationen ska ge för resultat. Det är här användandet av use cases kommer in.

“Integrera mera. Men integrera också smart, och inte bara "för att". Den första frågan du måste ställa dig själv är: Varför? Vad vill du ha ut av detta och vad är syftet?"

Fredrik Landström, CTO på Invise

Enkelt sammanfattat är ett use case en beskrivning av hur användare interagerar med en produkt eller tjänst och vad man vill att det ska få för konsekvenser. Man utgår alltid från användarens perspektiv – “om användaren gör X så ska Y hända för att komma närmare Z”. 

Ett use case börjar med att definiera användarens mål och slutar när det målet är uppfyllt. Allt som behöver hända för att komma dit utgör själva syftet med ett use case, nämligen att kartlägga vad som behövs för en lyckad process.

Varje use case behöver alltså:

1. En användare – det kan vara allt från en individ till en grupp, en kund, en anställd eller en jobbsökande
2. Ett mål – slutstationen för användaren efter en lyckad väg dit
3. En process – de steg användaren måste ta och de interaktioner som måste ske för att nå målet

I exemplet ovan ville kunden att account managers skulle spara tid genom att slippa använda flera separata system för att bilda sig en uppfattning om befintliga kunders behov. Genom att integrera kundens ERP-system (Fortnox) med data från Dun & Bradstreet var målet att samla allt på samma ställe, i HubSpot.

Ett use case behöver inte vara extremt detaljerat. I integrationssammanhang syftar det först och främst till att skapa sig en bild av vad man vill ha ut av integrationen, så att man därefter kan uppskatta vad det kan kosta att genomföra och hur lång tid det kan ta. När man sedan är överens om ungefärlig omfattning kan man gå vidare och utveckla detaljnivån på sina use cases.

Vi kan hjälpa dig

Förutom att vi är fenor på själva integrationsarbete kan vi också hjälpa till med att ta fram use cases. Tveka inte att höra av dig så ser vi hur vi kan komma igång tillsammans!